Для відображення будь-яких розрахункових операцій з покупцями чи замовниками потрібно використовувати фіскальні реєстратори. У цій статті поговоримо про відмінності та переваги використання між Реєстратором розрахункових операцій та Програмною (електронною) касою.
Що таке касовий апарат?
Касовий апарат, вони ж РРО – це механічний або електронний пристрій, призначений для обліку коштів під час здійснення розрахункових операцій з можливістю видачі чеку. Фіскальний касовий апарат, має термін дії використання 7 років. Кожний касовий апарат потребує реєстрації, близько 1 місяця. (РРО - Реєстратор розрахункових операцій).
Яка вартість касового апарату?
Середня вартість одного фіскального касового апарату – від 6500 грн. А далі рахуємо, якщо у вас дві каси, то їх потрібно два. Касові апарати потребують реєстрації, інтеграції з обліковою системою і до цього ще потрібно додати постійні витрати на обслуговування, касову стрічку.
У 2020 році Державна податкова служба України дозволила бізнесу використовувати програмні (електронні) каси.
Що таке Програмний РРО?
Це програма, яка завантажується на ПК (ноутбук, смартфон, планшет та ін.) та в якій фіскальні функції реалізовані через підключення до фіскального серверу контролюючого органу, тобто серверу ДПС.
Для кого підходить Програмний РРО?
Для усіх вуличних точок, супермаркетів, інтернет-магазинів, сфери послуг, доставки і навіть транспорту. Тобто для усіх видів бізнесу, які здійснюють будь-які розрахункові операції.
Як працює Програмний РРО?
Правила роботи з програмною касою дуже подібні до роботи з фізичним касовим апаратом. Основним завданням є створення фіскального чека під час розрахункової операції. Програмна каса дозволяє створити чек у електронній формі, який можна надіслати на електронну пошту покупця. Чек вже містить QR-код, який покупець може зчитувати та ідентифікувати розрахунковий документ на серверах ДПС. Також програмна каса дозволяє автоматично створювати фіскальний звіт (Z-звіт).
Переваги програмного РРО
- Не потребує придбання додаткової техніки та договору на обслуговування касових апаратів.
- Автоматично формує Z-звіт, не потрібна Книга обліку розрахункових операцій (КОРО).
- Електронна каса дозволяє працювати off-line, тобто без електроенергії.
- Дозволяє видавати електронні фіскальні чеки (надсилати на електронну адресу чи у зручний месенджер для покупця).
- Інтегрується з BAS та CRM системою.
- Не потребує розхідних матеріалів (касової стрічки) і це дозволяє ще більше бути екосвідомими.
Як це працює у клієнта?
Для прикладу, наш клієнт, Компанія «Йозера», займається виробництвом та продажем кормів для домашніх улюбленців. Продаж продукції здійснює через інтернет-магазин. Згідно законодавства суб’єкти господарювання при продажі товарів через мережу інтернет та отриманні передоплати за товар повинні застосовувати РРО на загальних підставах та видавати покупцю розрахунковий документ встановленої форми.
Компанія «Йозера» звернулася до наших спеціалістів із запитом про інтеграцію програмної (електронної) каси РРО з існуючим програмним забезпеченням для фіксації розрахункових операцій через інтернет-магазин. Виникла необхідність використання програмного РРО для онлайн розрахунків.
Завдання:
- Перейти з класичних касових апаратів на програмні з можливістю ведення обліку взаєморозрахунків.
- Інтегрувати РРО з BAS
- Реалізувати автоматичне формування податкових накладних та декларації з ПДВ
- Нівелювання витрат на ремонт та щомісячне обслуговування фізичних касових апаратів.
Рішення:
Реалізована інтеграція з BAS, схема роботи наступна:
- Замовлення оформлюється на сайті
- Покупець оплачує карткою (безготівковий розрахунок)
- Автоматично формується фіскальний чек та надсилається на пошту покупцю
- Чек одразу відправляється в ДФС
- Чек відображається в BAS, факт оплати покупця фіксується в обліку
Результат інтеграції
- Економія на обслуговування та придбання касового апарату.
- Можливість роботі на будь-якому пристрої ноутбук, смартфон, планшет та ін.
- Надійність та простота використання програмної каси.
- Можливість здійснювати пряму оплату в інтернет-магазині за допомогою платіжної картки.
- Згідно вимог законодавства забезпечив отримання фіскального чеку на електронну адресу клієнта, зменшилися рутинні операції на формування, друк та відправку фіскальних чеків.