Механізм контролю повернутих первинних бухгалтерських документів
Продукт призначений для автоматизації процесу реєстрації повернутих видаткових накладних та актів надання послуг, а також інших розхідних документів.
Особливо цікаво для підприємств, котрі здійснюють велику кількість господарських операцій в місяць. Механізм також буде корисний для тих організацій, які бажають спростити процес аналізу неповернутих документів від контрагентів, організувати порядок у первинній бухгалтерській документації.
Вигоди від використання підсистеми
- Швидкий пошук документів в обліковій системі;
- Автоматичне фіксування в обліковій системі ознаки наявності підписаного оригіналу документу;
- Можливість після сканування штрих-коду одним кліком проаналізувати стан взаєморозрахунків з контрагентом;
- Економія до 80% часу на реєстрацію, звірку та аналіз повернутих документів.
Механізм дає можливість за допомогою сканера штрих-кодів швидко знайти документ в обліковій системі. Користувач має можливість відсканувати кілька документів та працювати з ними усіма одночасно. Виділивши відповідний документ користувач має можливість одразу сформувати звіти по продажах та взаєморозрахунках з контрагентом, вказаним у документі.
Механізм суттєво спрощує роботу по обліку повернутих документів. Затрати часу бухгалтера на роботу по контролю неповернутих документів скоротилися у 5 разів.
Для довідника "Договора контрагентов" створюються категорії — "Наявність підписаного договору", "Наявність підписаного додатку". На закладці «Категории» елемента довідника «Договора контрагентов», користувач відзначає відповідну категорію.
Аналогічний механізм і для роботи з первинними документами. Наприклад, документу "Реалізація товарів та послуг" присвоєно категорію "Наявність підписаного документу".
Особливістю при роботі з первинними документами є те, що для кожного документу автоматично присвоюється унікальний штрих-код із закодованими в ньому типом, номером і датою документу, що дозволяє застосовувати обробку "Установка категории документа" в парі зі звітами "Продажи", "Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами".
Першим кроком користувача, при використані підсистеми є сканування штрих-коду одержаного підписаного документу.
Обробка "Установка категории документов" знаходить в обліковій системі документ, після чого користувач, проаналізувавши звіти "Продажи" і "Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами" може проставити галочку, що він отримав підписаний документ, акт звірки або, що документ вже оплачений.
Звіт "Ведомость по взаиморасчетах с контрагентами" налаштований таким чином, що користувач з легкістю побачить наявні підписані договори, додатки і первинні документи (якщо документ підписаний, то біля нього проставлене значення "Так" і він виділений іншим кольором).
Додатковою перевагою звіту є можливість відразу ж аналізувати стан взаєморозрахунків з контрагентом.
Звіт "Продажи", налаштований таким чином, що при формуванні виводиться інформація лише по тих документах, яких немає в наявності на момент формування звіту (в розрізі місяців).
