В начало страницы

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен?

date_range 22.11.2017

Мы провели опрос среди руководителей украинских предприятий и обнаружили интересную статистику. 72% предпринимателей не хотят менять бумажные несколько этажные пирамиды на единую электронную программу для ведения документооборота. Ещё 23% откладывают решение на потом, «когда вопрос станет ребром». А пока они делают первые мелкие шаги к миграции в СЭД: используют для обмена электронную почту или незащищенные сетевые папки общего доступа. И только 5% руководителей со стратегическим мышлением перешли на электронный документооборот. Может, украинские предприниматели просто не знают, что какие выгоды они получат за одноразовую инвестицию?

Что такое система электронного документооборота (СЭД)?

СЭД – это программное обеспечение, предназначенное упростить работу с внутренними документами, путем создания их в электронном виде вместе с процессами обработки и согласования документов.

Сегодня производители предлагают множество версий этого продукта, только бери и делай. 7/10 предприятий предпочитают программы с установкой на персональный компьютер, так как это надежнее и не зависит от скорости интернета.

Когда появился документооборот?

Впервые электроный документооборот (ЭДО) появился в середине 1990-х. Тогда программа предназначалась только для регистрации бумажных документов и обращение граждан, пользовались ими канцелярии организаций госсектора.

Но если заглянуть на рабочее место современного руководителя, мы сможем увидеть на его столе вечно пополняющуюся стопку документов на подпись или утверждение. А подчиненные, как Хатико, ждут, пока директор, в силу своей занятости, подпишет бумаги. А работа стоит.

Зачем Вам вообще нужен электронный документооборот?

  • Экономия 80% времени на создании договоров. Мы специально измеряли эффективность нашей программы: создание договора «вручную» занимает от 20 минут и больше. Вместо этого программа автоматически создает договор нужного образца, Вам остается только выбрать из выпадающего списка нужного контрагента и ещё несколько деталей. Вуаля, 2 минуты и договор готов!
  • Адекватное использование пространства в офисе. Вместо огромного сейфа или стеллажа с папками Вы можете повесить плазму или карту мира: выглядит лучше и глаз радует. А управления документацией можно вести со своего персонального комп’ютера.
  • Снижение затрат на «бумажные дела». Представьте, что Вам больше не нужно тратить столько денег на бумагу, картриджи, марки, конверты и пересылки: весь документооборот ведется в единой базе.
  • Ваши документы всегда в безопасности. Все документы собраны в единой базе, в которой можно делать резервные копии. При этом, меньше времени тратится на поиск необходимого документа. Поиск нужного документа занимает не более 3 минут. Кроме того, вся история редактирования и журнал передачи документа сохраняется, так что Вы всегда в курсе, кто занимался тем или иным файлом.
  • Доступ к корпоративным документам из любой точки мира. Даже если директор в командировке или отпуске, он может подписать необходимый документ цифровой подписью. Ведь работа не волк, знаете ли.
  • Соблюдение корпоративных стандартов. Все документы создаются по единому корпоративному стандарту, так что в случае передачи работы с документом другому работнику, вам не приходится долго объяснять, что и как надо делать.

Итак, мы разобрали, что являет собой СЭД. Остается только сказать, что документооборот в Украине обрел популярность только за последние 5 лет.

Один из самых ярких примеров внедрения – ООО «Корвет» (оптовая и розничная реализация канцтоваров, сеть магазинов «Офис-Центр»). Главный офис находится в Хмельницком, работа ведется по всей территории Украины. Внедрение системы электронного документооборота помогло сократить затраты денег и времени на пересылку документов между офисами.

“Если раньше процесс согласования договора длился несколько недель (включая формирование, пересылку почтой в другой город, согласование, обратный путь документа), то сейчас это занимает всего 15-20 минут. А без обязательного согласования - 3-4 минуты”, - главный бухгалтер сети Ирина Гула. “Наш руководитель работает в отдаленном доступе, поэтому согласование договоров происходит за несколько минут, даже если он находится на отдыхе за границей”.

Также, по ее словам, они экономят львиную долю денег на услугах юристов в каждом региональном подразделении, так как теперь для работы с документами достаточно научить менеджеров пользоваться программой. Документооборот в бухгалтерии значительно упростился за счет интеграции базы клиентов и истории передачи документов с бухгалтерской системой.

Быть в числе первых, значит пробовать новое. Хотите узнать, нужен ли Вам СЭД?