Автоматизація електронного документообігу

Автоматизація Документообігу

Контролюйте всю документацію 24/7, не витрачаючи свої кошти та час на обробку стосів паперу

Переваги використання системи електронного документообігу

Щоб прийняти рішення про необхідність впровадження системи електронного документообігу (СЕД), потрібно відповісти на запитання:

які переваги і недоліки отримає компанія використовуючи СЕД?
як швидко окупляться витрати на реалізацію проекту з переходу на СЕД?

В середньому, співробітники офісу витрачають на рутинну обробку документів від 30 до 60% робочого часу. Після впровадження СЕД продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%.

Економія часу на різні операції:

20% - пошук і очікування надходження документів;
20% - погодження та затвердження документів;
10% - передача документів між підрозділами;
10% - підготовка стандартних звітів про рух документів.

Таким чином, загальний середній час, заощаджений СЕД - понад 60%.

Створюйте документи з шаблонів

Якщо раніше ви тратили 20 хвилин, щоб вручну формувати і редагувати файл договору, то зараз - зробите це у декілька кліків. Всього 2 хвилини і документ відправлений на погодження чи контрагенту на пошту.

Хочете дізнатись, які ризики можуть виникнути у Вашій компанії внаслідок нераціональної роботи з документами?

Отримайте на пошту безкоштовний чек-лист та оцініть ступінь організаційних ризиків вже зараз.

Наведіть порядок з документами та економте свій час

Контроль

Контроль робочого часу та журнал передачі документів

Зручність

Ніяких стосів паперу, лише комп'ютер з єдиним захищеним архівом всіх документів

Автозаповнення

Створення документів з мінімальними затратами часу і без помилок

Безпека

Налаштування прав доступу і контроль наявності оригіналів документів

Швидкість

Пошук будь-якого документу займає до 3 хвилин

Вчасність

Суттєва частина завдань керівника виконується в запланований термін

Прозорість

Наглядний та простежуваний процес погодження документів

Єдиний стандарт

Всі документи формуються по єдиному корпоративному стандарту

Все ще тонете у папірцях?

Отримайте Безкоштовну консультацію від нашого фахівця

Отримайте доступ до усіх документів компанії
з будь-якої точки світу

Віддалений доступ

Контролюйте рух документів з будь-якої точки світу через комп'ютер або мобільний додаток. Ставте задачі своїм підлеглим та контролюйте їх виконання.

Мобільний додаток

Формуйте, договір, рахунок чи заявку через додаток на Вашому мобільному. Зручна синхронізація та доступність на платформах Android та IOS.

Інтеграція з робочою поштою

Надсилайте договори, рахунки через інтегровану корпоративну пошту як в комп'ютерній версії так і в мобільному додатку.

Відгуки наших клієнтів

Структура нашої компанії налічує декілька десятків регіональних підрозділів, які знаходяться в різних містах. Налагодити роботу з документами за корпоративним стандартом було досить складно.
СЕД набагато скоротила процес створення і погодження договору (включно з формуванням, пересилкою в інше місто, погодженням, зворотнім шляхом) з кількох тижнів до 15-20 хвилин, а без погодження керівника - 3-4 хвилини.
Керівник працює віддалено, тому погодження договорів відбувається досить швидко. Замість юриста в кожному підрозділі, ми найняли адміністратора, який налагоджує всі бізнес-процеси в програмі і слідкує за дотриманням порядку.
Клієнтська база синхронізується з основною системою BAS, тому розрахунки і передача документів з клієнтами відбувається в єдиному просторі.

Ірина Гула

Головний бухгалтер ТОВ "Корвет"

"Коли наша компанія досягла належного рівня зрілості і системності, було вирішено побудувати систему менеджменту якості на підприємстві і сертифікуватись на відповідність до вимог стандарту ISO 9001. Тут дуже доречно стала в пригоді програма Документообіг, яка вже кілька років зручно функціонувала для потреб компанії. Вона значно спростила впровадження і подальшу підтримку системи менеджменту якості на підприємстві, а також допомогла в підготовці до сертифікації та відіграла значну роль в успішному проходженні аудиту. Адже дозволяє надійно і зручно зберігати документи і записи, вони захищені і їх легко додавати, редагувати та знаходити."

Вікторія Ганкевич

Менеджер системи якості ТОВ "Волошин"

"Проблема возникла с частым поиском документов, т.к. в Киев приходят все отчетные документы со всей Украины. В связи с этим, мы обратились к Вам с просьбой установки программы Документообіг. После запуска данной программы стало намного проще искать тот или иной документ, так же его передвижение среди сотрудников и датами передачи. Программа очень способствует быстрому решению данных проблем. Спасибо!"

Наталия Шашкова

Офис-менеджер ООО "Натурпродукт-Вега"

Більше 50 компаній відчули переваги Електронного документообігу.
Найбільші проекти:

Що очікують потенційні клієнти від впровадження СЕД?

можливість в будь-який момент часу знайти необхідний документ, в кого і на якій стадії підготовки він знаходиться;
скорочення затраченого часу працівників на обробку різних видів документів;
оптимізацію бізнес-процесів;

Завдяки використанню системи електронного документообігу:

підвищується якість обслуговування замовників, їх лояльність та задоволеність;
полегшується впровадження системи управління якістю;
збільшується швидкість реагування на запити;
можливість контролювати більшість бізнес-процесів в режимі реального часу;
збільшується швидкість поширення інформації в компанії. У великих компаніях з величезним обсягом документообігу дуже суттєві навіть невеликі затримки в переміщенні документів, помножені на щільність їх потоку;
створення ефективніших ділових комунікацій між структурними підрозділами організації і всередині самих підрозділів, інтеграція віддалених офісів в єдиний інформаційний простір компанії;
швидше і більш якісне прийняття рішень за рахунок доступу до актуальної інформації;
суттєво зменшуються витрати на обслуговування паперового документообігу;
всі працівники працюють у відповідності з існуючими правилами і законами;
підвищується привабливість компанії для інвесторів.

Придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення і розвитку бізнесу

Отримайте безкоштовний демо-доступ до програми

Бажаєте формувати договір за 2 хвилини, контролювати і ставити завдання для відділу, знати де знаходиться кожен Ваш файл. А головне економити свій час, збільшити продуктивність і навести порядок з документами у компанії? Заповніть форму та отримайте безкоштовний доступ до програми протягом 14 днів. Відчуйте переваги продукту вже сьогодні!

Наші спеціалісти допоможуть Вам ознайомитися з функціями та інтерфейсом програми